Quand vous cherchez à réinventer votre carrière, la difficulté va être de bien gérer votre temps et vos priorités sur la durée.
En effet, vous êtes sûrement déjà pris par votre travail actuel et vos activités quotidiennes.
Et d’ailleurs, si vous souhaitez vous reconvertir, il va falloir trouver encore plus de temps pour préparer votre transition.
Alors, comment se libérer du temps pour mûrir votre projet professionnel ?
Dans cet article, je vais vous dévoiler, mes 5 outils pour mieux gérer votre temps et vos priorités.
1. Votre semaine idéale
Tout d’abord savez-vous à quoi ressemblerait votre semaine idéale ?
Je vous invite à y réfléchir.
Combien de temps souhaitez-vous accorder à :
- votre poste actuel ?
- votre nouveau projet professionnel ?
- vos amis ?
- votre famille ?
- votre couple ?
- vous ?
Si vous ne définissez pas une semaine idéale, c’est sûr que vous aurez plus tendance à subir votre emploi du temps plutôt qu’à le maîtriser.
Peut-être allez-vous vous rendre que compte que dans votre semaine idéale, vous ne voulez justement pas passer de temps sur votre projet professionnel. Dans ces cas-là, vous pourrez être sûr que votre projet n’avancera pas beaucoup…
Cela signifie que ce nouveau projet professionnel n’est pas votre priorité du moment.
Je vous invite alors à le reporter à plus tard quand il sera vraiment devenu une priorité.
Avoir conscience que votre projet n’est pas la priorité du moment, vous enlèvera sûrement un énorme poids.
Cela ne sert à rien de se forcer sur quelque chose qui à l’instant t n’est pas de la plus grande importance.
Cela vous apportera seulement de la frustration de ne pas réussir à faire avancer les choses.
Maintenant que vous avez bien identifié votre semaine idéale, posez-vous la question : en quoi vos semaines sont actuellement différentes de cet idéal ?
Que devriez-vous faire pour vous rapprocher de cet idéal ?
C’est avec cette dernière question, que vous devriez mettre en place des actions pour améliorer votre gestion du temps.
2. Quelques techniques pour prioriser vos tâches
2.1 La matrice Eisenhower
Vous devriez désormais y voir plus clair sur la gestion de votre temps idéal.
Je souhaite maintenant vous parler de la matrice Eisenhower.
En avez-vous déjà entendu parler ?
C’est une matrice pour vous aider à prioriser vos tâches.
Cette matrice classe les tâches en 4 catégories :
- Les tâches urgentes et importantes : ces tâches sont à faire en priorité. Si vous êtes en bonnes énergies, commencez par les tâches les plus longues à réaliser. Si ce n’est pas le cas, commencez par les tâches les plus rapides. Cela vous enlèvera déjà une bonne partie de charge mentale.
- Les tâches urgentes, mais non importantes : ces tâches sont à déléguer ou bâcler.
- Les tâches pas urgentes et importantes : Ces tâches nécessitent que vous y planifiiez des plages horaires à l’avance. J’insiste beaucoup sur ce point. Si ces tâches ne sont pas planifiées à l’avance, vous les procrastinerez systématiquement.
- Les tâches pas urgentes et pas importantes : ces tâches sont à mettre de côté, voire à abandonner. Ne vous encombrez pas l’esprit avec ces tâches, vous les ferez si jamais vous avez le temps.
Cette classification de vos tâches devrait ainsi vous permettre d’être beaucoup plus efficaces dans votre quotidien et de lutter contre la procrastination.
Je vous invite à régulièrement vous faire des to-do list (idéalement au moins une fois par semaine) et classifier ces tâches selon cette matrice. Cela vous aidera vraiment à prioriser efficacement vos tâches.
2.2 La « not to-do list »
La « Not To-Do List » est un outil de gestion du temps qui complète parfaitement la traditionnelle « To-Do List » (liste de choses à faire).
La « Not To-Do List » est une liste de tâches, d’habitudes ou de comportements que vous vous engagez à ne pas faire.
Ces éléments sont généralement ceux qui nuisent à votre productivité, gaspillent votre temps, vous distraient ou vous éloignent de vos objectifs et priorités. Ils peuvent inclure des activités comme consulter trop souvent vos emails, utiliser excessivement les médias sociaux, accepter des tâches qui ne correspondent pas à vos compétences ou objectifs, ou encore travailler sur plusieurs tâches en même temps (multitâche).
L’objectif de la « Not To-Do List » est de vous aider à prendre conscience de vos mauvaises habitudes et à les éliminer, libérant ainsi plus de temps pour les activités qui sont réellement importantes et significatives pour vous.
De cette façon, vous pouvez concentrer votre énergie sur ce qui contribue réellement à votre productivité et à votre satisfaction personnelle et professionnelle.
3. Votre biorythme
Qu’est-ce que le biorythme ?
Nous avons tous un rythme biologique différent et notre rythme biologique a un grand impact sur notre énergie.
Nous avons un biorythme au niveau quotidien avec selon les journées des énergies plus ou moins importantes et nous avons également un biorythme au niveau horaire.
C’est sur ce biorythme-là que je veux que vous portiez votre attention.
Êtes-vous plutôt du matin ou du soir ?
Quand êtes-vous le plus productif sur une journée ?
Comment connaître son biorythme ?
Pour le savoir, pendant une semaine type, faites attention aux moments où vous êtes le plus efficace et notez chaque jour ces horaires.
Regardez ensuite, les horaires récurrents. Vous devriez ainsi obtenir les plages où votre biologie interne est le plus en énergie.
Suite à cette analyse, utilisez-vous bien ce temps où vous êtes biologiquement plus productif pour faire des tâches à fortes valeurs ajoutées ?
Si ce n’est pas le cas, comment pourriez-vous revoir votre organisation pour faire les tâches importantes et qui demandent de la concentration à ces moments-là ?
Ce serait, par exemple, dommage de faire le ménage sur un temps où vous pourriez être ultra efficace à faire autre chose. Gardez le ménage pour les moments où vous êtes en basse énergie.
Pour aller plus loin sur cette notion de biorythme et quel est votre profil, je vous invite à lire cet article : « Mieux comprendre et respecter son rythme pour gagner en efficacité au travail »
4. Éliminer les sources de distractions
4.1 Vos sources de distraction
Avez-vous conscience de vos sources de distraction ?
Quels sont les moments dans une journée type où « vous perdez du temps » ?
Cela peut-être sur les réseaux sociaux, les journaux, le ménage, les enfants…
Il est important que vous identifiiez ces sources de distraction et que vous vous fixiez le temps que vous souhaitez y accorder.
Par exemple, vous pouvez décider d’éteindre tous les jours votre téléphone entre 17h et 19h, ou bien désinstaller certaines applications.
Rien qu’en diminuant votre temps sur le téléphone, vous devriez pouvoir trouver de nombreuses heures supplémentaires.
Pour connaître votre temps d’écran selon les applications mobiles, sur iPhone dans les paramètres vous pouvez suivre cela dans « temps d’écran » et pour Android, l’application ActionDash vous permet de suivre cela.
Quand vous décidez de couper certaines sources de distraction, il faut que vous soyez très clair sur ce que vous voulez faire à la place.
Par exemple : lire un livre au lieu d’être sur son téléphone, écouter un podcast, etc…
Si vous ne définissez pas une activité de remplacement, vous n’arriverez pas à couper ces distractions. En effet, à chaque tentation vous vous direz que tu n’avais rien de mieux à faire, et continuerez donc de scroller sur votre téléphone ou autre distraction.
Je vais maintenant vous demander de réfléchir aux moments où vous avez l’impression de perdre du temps, mais où vous êtes tout de même obligé de réaliser ces tâches.
Cela peut être dans les transports en commun, en cuisinant, en faisant le ménage, etc…
Que pourriez-vous faire pour mieux utiliser ce temps ?
Peut-être que vous pourriez écouter un livre audio, lire un podcast, appeler un ami à ce moment-là, plutôt que dans le temps libre qui suit, etc…
4.2 La méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980.
Son nom vient du mot italien « pomodoro » qui signifie « tomate », en référence au minuteur de cuisine en forme de tomate que Cirillo utilisait lorsqu’il était étudiant.
Le concept de la méthode Pomodoro est simple mais efficace. Voici comment elle fonctionne :
- Choisissez une tâche à accomplir.
- Réglez un minuteur (le « Pomodoro ») sur 25 minutes.
- Travaillez sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne. Si une distraction surgit (une pensée, une tâche, etc.), notez-la sur une feuille de papier, mais continuez à travailler sur la tâche initiale.
- Quand le minuteur sonne, marquez votre avancement et faites une pause de 5 minutes.
- Tous les quatre « Pomodoros », prenez une pause plus longue, généralement de 15 à 30 minutes.
L’idée est de se concentrer entièrement sur une tâche pendant une courte période, en sachant qu’une pause est prévue ensuite.
Cela aide à combattre la procrastination et favorise une concentration intense et une productivité accrue.
Vous êtes assuré ainsi de ne pas vous laisser distraire en dehors des temps de pause.
De plus, en prenant des pauses régulières, cela aide à rester mentalement frais tout au long de la journée de travail.
Il est important de noter que la méthode Pomodoro est flexible et peut être adaptée à vos besoins individuels.
Par exemple, certaines personnes peuvent trouver qu’une période de travail de 25 minutes est trop courte et préféreront travailler pendant des périodes plus longues avant de prendre une pause.
L’essentiel est de trouver le rythme qui vous convient le mieux et qui maximise votre productivité.
Si vous souhaitez tester la méthode, voici le site que j’utilise pour faire mon chronomètre Pomodoro.
5. Être clair sur vos priorités
Ici il va s’agir d’être honnête envers soi-même.
Vous ne manquez pas de temps.
Il y a 168h dans une semaine. C’est largement suffisant pour faire tout un tas de choses !
Je vais vous donner un simple exemple. Vous pensez être sous l’eau, ne pas avoir le temps de tout faire ? Il est impossible pour vous de trouver une heure pour mûrir votre projet professionnel ?
Imaginez quelques secondes qu’on vous annonce une grave maladie (ce que je ne vous souhaite pas). Le docteur est clair : la seule manière de rester vivant est de faire 2h de sport par jour.
Je peux vous assurer que vous trouveriez le temps de faire ces 2h de sport par jour.
Comment est-ce possible ?
Tout simplement, parce que vous avez jugé que sortir de cette maladie était prioritaire.
Tout est une question de priorités.
Pour ma part, je dis que je n’ai pas le temps de faire le ménage, mais si je suis honnête ce n’est pas une question de temps, c’est que ce n’est pas ma priorité.
Il y a 1000 trucs que je préfère faire avant de faire le ménage.
Si changer de job n’est pas votre priorité, vous ne trouverez jamais du temps pour vous occuper de votre projet professionnel.
C’est pour cela qu’il faut que vous soyez très clair sur vos priorités du moment.
Quelles sont vos 3 priorités pour le mois à venir ?
Mettez ces 3 priorités par écrit pour quelles soient extrêmement claires et qu’il n’y ait pas de doute pour votre cerveau.
Si vous n’êtes pas clair sur vos priorités, naturellement votre cerveau vous fera toujours passer les activités les plus simples à réaliser en priorité.
Si faire le ménage ne vous dérange pas, votre cerveau vous dira ainsi fais le ménage, tu verras plus tard ton projet professionnel. Mais est-ce que le ménage est vraiment prioritaire sur votre projet professionnel ?
Vous devez avoir compris la logique, je vous invite maintenant à mettre par écrit vos 3 priorités du mois et à réitérer cet exercice tous les mois.
Vous verrez que quand vous mettez une tâche clairement dans vos priorités, vous trouverez beaucoup plus facilement du temps pour l’exercer.
Si vous avez un projet de reconversion et que ce dernier est prioritaire à vos yeux, vous serez surpris à quel point vous pourriez assez vite le faire aboutir.
Sur ce sujet de gestion de temps et de priorité, je vous invite vivement à regarder ce TedX de Laura Vand der Kam.
Elle appuie mon point de vue à la perfection !
En conclusion, apprendre à gérer efficacement son temps et ses priorités est une compétence précieuse qui peut transformer votre vie, tant professionnelle que personnelle.
J’espère que cet article vous a fourni des stratégies concrètes et des astuces pratiques pour maîtriser cette compétence essentielle.
N’oubliez pas, une bonne gestion du temps ne signifie pas simplement être occupé, mais plutôt utiliser son temps de manière réfléchie et productive.
Ainsi, que vous choisissiez de faire de la matrice d’Eisenhower votre alliée ou de vous adonner à la technique de la « not to-do » list, l’essentiel est de trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous.
Avec tout ce que je viens de vous donner comme outils pour gérer son temps et ses priorités, qu’avez-vous envie de retenir et quelles petites actions avez-vous envie de mettre en place dès cette semaine ?
