5 outils pour mieux gérer son temps et ses priorités

5 Outils pour mieux gérer son temps et ses priorités

Quand vous cherchez à réinventer votre carrière, la difficulté va être de bien gérer votre temps et vos priorités sur la durée. 

En effet, vous êtes sûrement déjà pris par votre travail actuel et vos activités quotidiennes.
Et d’ailleurs, si vous souhaitez vous reconvertir, il va falloir trouver encore plus de temps pour préparer votre transition.

Alors, comment trouver du temps supplémentaire pour mûrir votre projet ?

L’objectif de cet article est de vous donner 5 outils pour mieux gérer son temps et ses priorités.

1. Votre semaine idéale

Tout d’abord savez-vous à quoi ressemblerait votre semaine idéale ? 

Je vous invite à y réfléchir.

Combien de temps souhaitez-vous accorder à :

  • votre poste actuel ? 
  • votre nouveau projet professionnel ? 
  • vos amis ? 
  • votre famille ? 
  • votre couple ? 
  • vous ?

Si vous ne définissez pas une semaine idéale, c’est sûr que vous aurez plus tendance à subir votre emploi du temps plutôt qu’à le maîtriser. 

Peut-être allez-vous vous rendre que compte que dans votre semaine idéale, vous ne voulez justement pas passer de temps sur votre projet professionnel. Dans ces cas-là, vous pourrez être sûr que votre projet n’avancera pas beaucoup…
Cela signifie que ce nouveau projet professionnel n’est pas votre priorité du moment.
Je vous invite alors à le reporter à plus tard quand il sera vraiment devenu une priorité.

Avoir conscience que votre projet n’est pas la priorité du moment, vous enlèvera sûrement un énorme poids.
Cela ne sert à rien de se forcer sur quelque chose qui à l’instant t n’est pas de la plus grande importance.
Cela vous apportera seulement de la frustration de ne pas réussir à faire avancer les choses.

Maintenant que vous avez bien identifié votre semaine idéale, posez-vous la question : en quoi vos semaines sont actuellement différentes de cet idéal ?

Que devriez-vous faire pour vous rapprocher de cet idéal ?

C’est avec cette dernière question, que vous devriez mettre en place des actions pour mieux optimiser votre temps.

2. La matrice Eisenhower pour prioriser ses tâches

Vous devriez désormais y voir plus clair sur la gestion de votre temps idéal.

Je souhaite  maintenant vous parler de la matrice Eisenhower. 

En avez-vous déjà entendu parler ?

C’est une matrice pour vous aider à prioriser vos tâches.

Cette matrice classe les tâches en 4 catégories :

  • Les tâches urgentes et importantes : ces tâches sont à faire en priorité. Si vous êtes en bonnes énergies, commencez par les tâches les plus longues à réaliser. Si ce n’est pas le cas, commencez par les tâches les plus rapides. Cela vous enlèvera déjà une bonne partie de charge mentale.
  • Les tâches urgentes, mais non importantes : ces tâches sont à déléguer ou bâcler.
  • Les tâches pas urgentes et importantes : Ces tâches nécessitent que vous y planifiiez des plages horaires à l’avance. J’insiste beaucoup sur ce point. Si ces tâches ne sont pas planifiées à l’avance, vous les procrastinerez systématiquement.
  • Les tâches pas urgentes et pas importantes : ces tâches sont à mettre de côté, voire à abandonner. Ne vous encombrez pas l’esprit avec ces tâches, vous les ferez si jamais vous avez le temps. 
Matrice Eisenhower

Cette classification de vos tâches devrait ainsi vous permettre d’être beaucoup plus efficaces dans votre quotidien et de lutter contre la procrastination. 

Je vous invite à régulièrement vous faire des to-do list (idéalement au moins une fois par semaine) et classifier ces tâches selon cette matrice. Cela vous aidera vraiment à prioriser efficacement vos tâches.

3. Votre biorythme

Qu’est-ce que le biorythme ?

Nous avons tous un rythme biologique différent et notre rythme biologique a un grand impact sur notre énergie. 

Nous avons un biorythme au niveau quotidien avec selon les journées des énergies plus ou moins importantes et nous avons également un biorythme au niveau horaire. 

C’est sur ce biorythme-là que je veux que vous portiez votre attention. 

Êtes-vous plutôt du matin ou du soir ? 
Quand êtes-vous le plus productif sur une journée ?

Comment connaître son biorythme ?

Pour le savoir, pendant une semaine type, faites attention aux moments où vous êtes le plus efficace et notez chaque jour ces horaires. 

Regardez ensuite, les horaires récurrents. Vous devriez ainsi obtenir les plages où votre biologie interne est le plus en énergie.

Suite à cette analyse, utilisez-vous bien ce temps où vous êtes biologiquement plus productif pour faire des tâches à fortes valeurs ajoutées ?

Si ce n’est pas le cas, comment pourriez-vous revoir votre organisation pour faire les tâches importantes et qui demandent de la concentration à ces moments-là ?

Ce serait, par exemple, dommage de faire le ménage sur un temps où vous pourriez être ultra efficace à faire autre chose. Gardez le ménage pour les moments où vous êtes en basse énergie.

4. Éliminer les sources de distractions

Avez-vous conscience de vos sources de distraction ? 

Quels sont les moments dans une journée type où « vous perdez du temps » ?

Cela peut-être sur les réseaux sociaux, les journaux, le ménage, les enfants…

Il est important que vous identifiiez ces sources de distraction et que vous vous fixiez le temps que vous souhaitez y accorder. 

Par exemple, vous pouvez décider d’éteindre tous les jours votre téléphone entre 17h et 19h, ou bien désinstaller certaines applications. 

Rien qu’en diminuant votre temps sur le téléphone, vous devriez pouvoir trouver de nombreuses heures supplémentaires.

Pour connaître votre temps d’écran selon les applications mobiles, sur iphone dans les paramètres vous pouvez suivre cela dans « temps d’écran » et pour Android, l’application ActionDash vous permet de suivre cela.

Quand vous décidez de couper certaines sources de distraction, il faut que vous soyez très clair sur ce que vous voulez faire à la place. 

Par exemple : lire un livre au lieu d’être sur son téléphone, écouter un podcast, etc… 

Si vous ne définissez pas une activité de remplacement, vous n’arriverez pas à couper ces distractions. En effet, à chaque tentation vous vous direz que tu n’avez rien de mieux à faire, et continuerez donc de scroller sur votre téléphone ou autre distraction.

Je vais maintenant vous demander de réfléchir aux moments où vous avez l’impression de perdre du temps, mais où vous êtes tout de même obligé de réaliser ces tâches. 

Cela peut être dans les transports en commun, en cuisinant, en faisant le ménage, etc… 

Que pourriez-vous faire pour mieux utiliser ce temps ?

Peut-être que vous pourriez écouter un livre audio, lire un podcast, appeler un ami à ce moment-là, plutôt que dans le temps libre qui suit, etc…

5. Être clair sur ses priorités

Ici il va s’agir d’être honnête envers soi-même. 

Vous ne manquez pas de temps.

Il y a 168h dans une semaine. C’est largement suffisant pour faire tout un tas de choses !

Je vais vous donner un simple exemple. Vous pensez être sous l’eau, ne pas avoir le temps de tout faire ? Il est impossible pour vous de trouver une heure pour mûrir votre projet professionnel ? 

Imaginez quelques secondes qu’on vous annonce une grave maladie (ce que je ne vous souhaite pas). Le docteur est clair : la seule manière de rester vivant est de faire 2h de sport par jour.
Je peux vous assurer que vous trouveriez le temps de faire ces 2h de sport par jour.

Comment est-ce possible ?

Tout simplement, parce que vous avez jugé que ce dégât des eaux était prioritaire. 

Tout est une question de priorités. 

Pour ma part, je dis que je n’ai pas le temps de faire le ménage, mais si je suis honnête ce n’est pas une question de temps, c’est que ce n’est pas ma priorité.
Il y a 1000 trucs que je préfère faire avant de faire le ménage.

Si changer de job n’est pas votre priorité, vous ne trouverez jamais du temps pour vous occuper de votre projet professionnel. 

C’est pour cela qu’il faut que vous soyez très clair sur vos priorités du moment.

Quelles sont vos 3 priorités pour le mois à venir?

Mettez ces 3 priorités par écrit pour quelles soient extrêmement claires et qu’il n’y ait pas de doute pour votre cerveau. 

Si vous n’êtes pas clair sur vos priorités, naturellement votre cerveau vous fera toujours passer les activités les plus simples à réaliser en priorité. 

Si faire le ménage ne vous dérange pas, votre cerveau vous dira ainsi fais le ménage, tu verras plus tard ton projet professionnel. Mais est-ce que le ménage est vraiment prioritaire sur votre projet professionnel ?

Vous devez avoir compris la logique, je vous invite maintenant à mettre par écrit vos 3 priorités du mois et à réitérer cet exercice tous les mois. 

Vous verrez que quand vous mettez une tâche clairement dans vos priorités, vous trouverez beaucoup plus facilement du temps pour l’exercer.

Si vous avez un projet de reconversion et que ce dernier est prioritaire à vos yeux, vous serez surpris à quel point vous pourriez assez vite le faire aboutir.

Sur ce sujet de gestion de temps et de priorité, je vous invite vivement à regarder ce TedX de Laura Vand der Kam.
Elle appuie mon point de vue à la perfection !

Voilà, on a fait le tour de ces 5 outils.
Avec tout ce que je viens de vous donner comme outils pour gérer son temps et ses priorités, qu’avez-vous envie de retenir et quelles petites actions avez-vous envie de mettre en place dès cette semaine ?

Vous souhaitez vous faire accompagner pour trouver ce job qui vous épanouira tant ?

Cheminons ensemble pour atteindre les sommets de votre vie professionnelle

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